Памятка работнику в случае изменения персональных данных

К персональным данным, которые необходимы работодателю в процессе трудовых отношений, относятся Ваши фамилия, имя, отчество, паспортные данные, гражданство, адрес места жительства, номера телефонов, сведения о вступлении в брак, разводе, рождении детей, другие индивидуальные сведения (информация об инвалидности, измененном номере СНИЛС и ИНН, а также документы о получении образования, повышении квалификации или переподготовке, наличии ученых степеней и званий (почетных званий), получении наград).

Персональные данные необходимы для:

  • заключения трудового договора, оформления трудовой книжки, личной карточки, приказов, издаваемых в период работы, и для заполнения иных кадровых документов;
  • оформления (замены) банковских карт для выплаты зарплаты;
  • получения стандартных налоговых вычетов на детей;
  • оформления электронных листков нетрудоспособности;
  • предоставления дополнительных льгот и компенсаций особым категориям работников (например, инвалидам);
  • представления унифицированной отчетности в контролирующие ведомства

            Несвоевременное уведомление об изменении персональных данных может неблагоприятно отразиться, например, на последующем оформлении пенсии, взаимодействии с ФНС, выдаче различных справок о трудовой деятельности и заработной плате.

            В связи с вышеизложенным после получения документов, подтверждающих соответствующие изменения, в пятидневный срок уведомьте об этом Дирекцию по управлению персоналом: напишите заявление и представьте копии документов:

 

при изменении имени, фамилии, отчества

паспорт с новыми данными, свидетельство (о заключении брака, о смене имени, фамилии и т.д.), СНИЛС и ИНН с измененными данными

при изменении состава семьи (брак, развод, рождение детей)

свидетельство; заполнение дополнительной страницы анкеты работника

при смене местожительства (прописки)

паспорт с отметкой о новом местожительстве

при получении образования, дополнительного образования, повышении квалификации, профессиональной переподготовке и т.п.

подтверждающий документ: удостоверение, свидетельство, диплом и т. п.

при получении награды, звания, степени

приказ, распоряжение, свидетельство, диплом и т. п.

при установлении льгот

справки, заключения и т.п.

при получении гражданства другой страны или вида на жительство (для граждан РФ),   или иного документа, подтверждающего право на постоянное проживание гражданина Российской Федерации на территории иностранного государства

паспорт, подтверждающий гражданство другого государства, ВНЖ или иной документ, подтверждающий право на постоянное проживание гражданина Российской Федерации на территории иностранного государства

при смене гражданства на РФ или получении вида на жительство, разрешения на временное проживание (для иностранных граждан)

паспорт РФ, ВНЖ, РВП

 

MEMO TO THE EMPLOYEE IN CASE OF CHANGE OF PERSONAL DATA

The personal data required by the employer in the process of employment relations include your surname, first name and second name, passport data, citizenship, residence address, phone numbers, information about marital status, children dates of birth, other individual information (information about disability, changed SNILS number and TIN, as well as education documents, advanced training or retraining, having academic degrees and titles (honorary titles), receiving awards).

Personal data is required for:

  • conclusion of an employment contract, registration of a work record, personal card, orders issued during the work period, and for filling out other HR documents;
  • registration (replacement) of bank cards for salary payment;
  • getting standard child tax deductions;
  • registration of electronic disability leaflets;
  • provision of additional benefits and compensations to the special employees categories (for example, disabled people);
  • submission of unified reporting to regulatory agencies.

            An untimely notification of a change in personal data may adversely affect, for example, the subsequent registration of a pension, interaction with the Federal Tax Service, the issuance of various certificates of employment and wages.

            In connection with the above, after receiving the documents confirming the relevant changes, notify the HR Department within five days: write an application and submit copies of the documents:

 

when changing the name, second name, surname

passport with new data, certificate (marriage, change of name, surname, etc.), SNILS and INN with changed data

when the composition of the family changes (marriage, divorce, birth of children)

certificate; filling in an additional page of the employee questionnaire

when changing the place of residence (residence permit)

passport with a mark of new residence

when receiving education, additional education, advanced training, professional retraining, etc.

supporting document: certificate, diploma, etc.

when receiving awards, titles, degrees

order, order, certificate, diploma, etc.

when establishing benefits

references, conclusions, etc.

when obtaining citizenship of another country or a residence permit (for citizens of the Russian Federation), or other document confirming the right to permanent residence of a citizen of the Russian Federation on the territory of a foreign state

passport confirming the citizenship of another state, residence permit or other document confirming the right to permanent residence of a citizen of the Russian Federation on the territory of a foreign state

when changing citizenship to the Russian Federation or obtaining a residence permit, temporary residence permit (for foreign citizens)

passport of the Russian Federation, residence permit, RVP

306